校内各机关、院、系：

       学校决定采用中国邮政“EMS学生档案专递”来递送学生档案，涉密单位除外。本次学生档案寄送方式调整，是依据《教育部办公厅 人力资源社会保障局 国家邮政局办公室关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》（教育厅函【2015】39号）和《关于规范邮政机要通信渠道传递高校毕业生档案等有关工作的通知》（业务函【2015】117号）的相关规定，针对当前用人单位及毕业生对转档时效性和便捷查询需求，以及部分单位无法接收机密文件等情况而做出的决定。

      为确保学生档案的及时、准确寄递，现就相关工作通知如下：

一、   毕业生档案的寄递时间安排

（一）日常转递：春秋季学期每周两批，一般安排周二下午和周四下午。

（二）集中转递：毕业季一般安排每周三下午一批 。

  各学院根据专递批次和时间，提前办理转档手续。

二、   毕业生档案寄递的要求

（一）由各学院思政教师办理毕业生档案转档申请，提交申请时应提供转档学生的学号、姓名、联系电话和档案接收单位的名称、地址、邮编、联系人及联系电话的电子表格（详见附件1），并及时上传系统。

（二）根据人才中心、社保局提出的“档案需有目录清单方可接收档案”的要求，档案室已将目录和转递通知单合并二为一（详见附件2）。请各学院思政教师在提交转档申请后，下载转递通知单、打印并加盖相关骑缝章，审核档案勾选后归入学生档案中。

（三）所有转出的学生档案材料必须完整齐全，并按规定认真整理，严禁扣留材料或分批转出，不得擅自抽取档案中的归档材料。档案寄出前请务必认真核对档案清单内容，核对寄送地址的准确性并确保接受单位具有档案保管权限。如无特殊情况，毕业后所有学生档案必须全部转出学校。

三、   档案邮寄信息查询

（一）学生档案寄出后，毕业生预留的手机号码会收到档案已寄出的信息及注意事项。

（二）未收到提示短信的毕业生可登录人力资源处主页-档案查询-在校离校栏查询档案状态和EMS快递单号。

（三）档案转出后，毕业生务必及时到本人就业单位或档案接收保管机构查询、确认本人档案是否已经送达。若寄出后5工作日档案接收单位仍未收到档案，请及时与邮政客服或档案室联系。档案转递三年后，邮政公司将不再受理单号查询。

四、做好毕业生档案宣传，避免出现以下情况

（一）不跟踪单号，不确认档案保管单位

      不办理存档转寄手续，不关注档案是否寄达档案保管单位，等需要用到档案时再查找，如果发现档案遗失，有可能难以找回。

（二）填写自己或亲友作为档案接收人

      人事档案转递是一项手续严格的工作，档案转递时如果自己或亲友私自接收档案，这部分档案将无法回到正常的档案管理系统，将成为“废档”，并对学生后续职业发展有重要影响。

（三）提供没有档案保管权限的单位作为档案接收地

      这些单位没有人事管理的资质，极易造成档案遗失，同时他们也没有开具人事档案转递的权限，无法将档案再向外转递，档案将成为“死档”，同样对学生后续职业发展有重要影响。

（四）档案遗留

      按照教育部及公安部相关规定，户口、档案2年内保留在学校期间，只能办理与就业相关的手续（如就业政审），学校保存的学籍档案只是“存放”，起不到任何作用，成为“遗留档案”。

      档案转递的其他未尽事宜，可以直接与档案室学生档案管理人员联系。办公地点：文博楼422办公室。联系电话：34204267

附件1：寄出信息模板(2022EMS).xls（点击此处下载使用）

附件2：档案转递通知单（新2022）.docx（点击此处下载使用）

                          上海交通大学人力资源处档案室

                             2022年8月19日