管理服务奖申报详细事迹
王万东到校工作十余载，一直深耕于智慧校园建设，先后负责学校多个信息系统的建设，覆盖固定资产、财务决策支持、智慧党建、纪检监察、信访、校园管理、招标采购以及出国（境）管理等多个领域，有力推动了学校多个部门的业务升级与转型。
借助数字化手段助力平安校园建设
2023年，为助力校园有序开放，王万东对接保卫处、校园管理办等部门需求，建设校外人员、车辆进校报备等管理流程，并将访客数据与进门闸机实时对接。此举极大地方便了师生邀请访客进校，达成了从申请到进校的无缝衔接与全过程管理。自系统上线以来，申请进校人次已超200万，为校园的有序开放提供有力保障。
2025年，为落实学校制定的《上海交通大学电动自行车安全管理办法（试行）》，强化校园电动自行车管理，维护校园交通安全与秩序，保障广大师生出行安全，学校亟需快速开发一套校内电动自行车登记及绑定标识牌的系统。王万东接到任务后，迅速开展需求调研并设计方案，深入钻研设计细节，牵头开发了电动车登记与绑定校园系统。该系统页面设计操作简便，师生可在“交我办”平台快速完成登记；上牌工作人员无需专门培训，通过手机打开“交我办”即可迅速为师生绑定标识牌。系统在三周内即完成开发正式上线使用，登记和绑定标识牌的车辆超1万，为校内电动自行车的有序管理奠定了坚实基础。
利用AI技术赋能节约型校园建设
2023年，为配合招采办“节约型校园”建设需求，推进集中采购，2023年，王万东协助招采办将京东等4家电商平台接入“交我办”。实现与各电商的订单数据和电子发票后台对接，让选购下单、采购审批、固定资产入账、财务报销等环节完全贯通，在校内推出线上采购新模式。2025年为了让小额合同采购更便捷，和京东商城对接，试点集中支付的付款模式。采购方式从先付钱、发货、固定资产入账和用户报销，转变为在京东商城下单、采购审批、固定资产预入库、京东发货、财计处集中支付的方式，采购人员无需再关注发票、无需报销，提升了使用体验。助力学校财务管理模式的升级试点，为集中支付技术对接模式在学校的推广和使用了开辟了道路。京东商城集中支付模式即将上线。
2025年，随着AI技术的不断发展，同时学校小额合同的采购量比较大，每年采购量超万个。采购人员和管理人员编写和审核合同，花费了很多精力，而且人工审核合同费时费力。如果到财务审核环节发现错误，返工成本更高。2025年，为了解决这个问题，王万东牵头开发了小额合同AI辅助审核功能，结合招采办提供的审核要点，进行总结归类。主要分为两类，一类是对合同拟定稿与流程中填写信息一致性的检查，一类是对合同拟定稿内容正确性、合规性、完整性的检查。借助AI能力，重构办事流程，提升服务效能。自动核对合同拟定稿与申请表单中的关键信息是否一致，实现智能比对。智能检查合同内容的完整性和规范性，实现合规审查。10秒内得到审核结果，大幅提升申请和审批效率，实现秒级响应。该功能上线后，不仅降低了小额合同申请的沟通成本，更推动整体审核流程提速增效，显著提升采购工作的用户体验。系统在2025年8月份上线以来，已应用于5000多个小额合同的审核。
同时，为推动学校招采业务在“交我办”平台上线，王万东配合招采办深入调研与之关联的财务、资产等部门的业务需求，成功推进完成9个招标采购相关的在线审批流程首版的开发工作，实现了招采业务与财务、资产等多个部门的业务数据共享。
助推出国（境）业务办理更高效、更智能
2024年以来，为了更好地服务师生、提供更便捷出国（境）业务办理服务，王万东推进出国（境）相关办事流程进行了再优化再升级。
优化批件打印方式。出国（境）业务上线“自助打印”已有十余年，该模式在当时看来特别方便，现在有了电子印章，可以更方便。从线下跑N个部门，到只跑一次，到现在一次都不用跑。王万东牵头推进因公出国（境）申请等多个流程生成电子批件的开发，批件获取方式从原来的自助打印机打印，改为直接下载PDF电子文件，不出门随时随地下载。电子批件上线以来，每年可以减少打印近1万次。
升级出国（境）业务办理模式。和财务报销系统对接再优化，电子批件自动同步到因公出国（境）报销申请中，师生无需打印、无需上传批件，实现出国（境）报销流程无缝衔接财务报销系统，让报销更简单，同时新增智能带出批件号，省去繁琐查找工作。为方便医学院部分出国（境）业务需在校本部报销的办理，开发了医学院因公出国（境）报销流程，大大方便了跨校区的出国（境）报销业务。还牵头了电子档案自动归档至新档案系统和出国（境）计划的年度申报等业务开发，为出国（境）系统持续迭代升级保驾护航。
创新项目方案评审机制，筑牢智慧校园根基
身为数据业务部信息化专员组组长，组织项目设计方案评审，牵头组织部门负责人与项目方案评审组成员，每周固定时间对项目进行评审工作。对即将开发的项目设计方案，请项目负责人演示设计方案和系统相关细节，评审人员对所有细节进行认真核查。借助集体智慧，从源头上解决潜在问题。同时组织评审人员对完成的系统进行细节把控，使最终开发完成的系统符合规范和设计要求。此举不仅确保了项目质量，避免了项目返工，更以最小成本达成了项目提质增效的目标。
近三年来，王万东积极投身智慧校园建设工作，有力支撑了校园管理政策的高效落地，积极推动学校招标采购业务转型升级，有效促进出国（境）服务创新优化，为学校数字化升级及数字化能力输出作出了卓越贡献。2023年，他荣获上海市高校信息化工作先进个人称号。2024年，他牵头将“交我办”平台移植到中国教育科学研究院，将学校的信息化能力辐射到教育部直属单位，收到中国教育科学研究院致函感谢。